Factoring-Vertrag Erklärung– Was beinhaltet er?
Was genau verbirgt sich hinter einem Factoring-Vertrag und welche Elemente sind darin enthalten?
In diesem Blogpost werde ich einen detaillierten Blick auf die wichtigsten Bestandteile eines Factoringvertrags werfen. Von der Factoring-Laufzeit über die Kündigungsfrist bis hin zu wertvollen Tipps und Hinweisen – hier erkläre ich dir alles, was du über Factoringverträge wissen musst, um die besten Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.
Factoring-Vertrag Erklärung
Ein Factoring-Vertrag ist eine wichtige vertragliche Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen, dem Factoring Anbieter (Factor) und dem Kunden. Der Factor ist dabei derjenige, der die Forderungen des Kunden ankauft, während der Kunde als Debitor fungiert. In diesem Vertrag werden alle relevanten Bedingungen und Modalitäten festgehalten, die die Forderungsübernahme und die Bereitstellung sofortiger Liquidität betreffen.
Die Leistungen im Factoring-Vertrag
Die Vereinbarung regelt, welche Art von Factoring Gegenstand des Vertrags sind. Der Factoring Anbieter übernimmt die Abtretung dieser Forderungen und zahlt dem Kunden im Gegenzug einen vorab vereinbarten Betrag, der oft in Form eines Vorschusses und einer Abschlusszahlung nach Einzug der Forderungen erfolgt. Dies ermöglicht dem Kunden eine umgehende Verbesserung der Liquidität und trägt zur Optimierung des Cashflows bei.
Rechte und Pflichten
Im Factoring-Vertrag werden außerdem die Rechte und Pflichten beider Parteien festgelegt. Der Factoring Anbieter übernimmt das Forderungsmanagement, einschließlich des Einzugs der Forderungen und der Verfolgung offener Zahlungen. Zudem führt die Factoring Anbieter in der Regel Bonitätsprüfungen der Kunden (Debitor) des Kunden durch, um das Ausfallrisiko zu bewerten. Der Kunde ist verpflichtet, dem Factor alle relevanten Informationen über seine Kunden zur Verfügung zu stellen, um eine angemessene Bonitätsprüfung durchführen zu können.
Bei meinen Vertragspartnern wird für eine Bonitätsprüfung der Name und die Adresse des Debitoren benötigt.
Die wichtigsten Bestandteile eines Factoringvertrags
Ein Factoringvertrag umfasst verschiedene Elemente, die im Folgenden ausführlich erläutert werden:
1.Bestandteil im Factoring Vertrag -Leistungsumfang
Im Factoringvertrag wird festgelegt, welche Art von Forderungen Gegenstand des Vertrags sind. Dies kann eine breite Palette von Forderungen umfassen, wie beispielsweise solche aus Warenlieferungen, Dienstleistungen oder Werkverträgen. Der Factor übernimmt die Abtretung dieser Forderungen und zahlt dem Kunden einen vereinbarten Betrag, in der Regel in Form eines Vorschusses und einer Abschlusszahlung nach Einzug der Forderungen.
2. Bestandteil im Factoring-Vertrag – Ankaufspreis und Gebühren
Im Factoringvertrag wird der Ankaufspreis festgelegt, den der Factor für die übertragenen Forderungen zahlt. Dieser Preis kann nach verschiedenen Faktoren variieren. Darunter sind u. a. die Bonität der Kunden (Debitoren) des Kunden, die Höhe der Jahresumsatzes und die vereinbarte Factoring-Laufzeit.
In der Regel erfolgt die Zahlung in Form eines Vorschusses und einer Abschlusszahlung nach Einzug der Forderungen.
Zusätzlich zum Ankaufspreis können im Factoringvertrag auch Gebühren für die Abwicklung des Geschäfts anfallen. Hierzu gehören beispielsweise eine Mindestgebühr und eine Einrichtungsgebühr.
Mindestgebühr:
Die Mindestgebühr ist der Betrag, den der Kunde unabhängig von der tatsächlichen Forderungshöhe mindestens zahlen muss. Sie stellt sicher, dass der Factor auch bei geringen Forderungen ausreichend vergütet wird.
Einrichtungsgebühr:
Die Einrichtungsgebühr ist eine einmalige Gebühr, die für die Einrichtung des Factoringvertrags erhoben wird. Sie deckt die Kosten für die Prüfung der Bonität, die Einrichtung der Abtretung und die Vertragsverwaltung.
Einen ausführlichen Artikel zum Thema Kosten und Gebühren beim Factoring stelle ich dir hier zur Verfügung.
3. Bestandteil im Factoring-Vertrag – Rechte und Pflichten
Der Factoringvertrag bildet die vertragliche Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Factor und dem Kunden. Damit beide Parteien wissen, was sie erwartet und welche Verantwortlichkeiten sie tragen, sind klare Regelungen zu den Rechten und Pflichten essenziell. Hier sind die wichtigen Aspekte im Überblick:
1. Forderungsmanagement: Effizienter Einzug der Forderungen
Ein zentraler Bestandteil des Factoringvertrags ist das Forderungsmanagement. Hierbei übernimmt der Factor die Verantwortung für den Einzug der Forderungen und die Verfolgung offener Zahlungen. Der Kunde kann sich auf diese Weise auf sein Kerngeschäft konzentrieren, während der Factor die Liquidität sicherstellt und das Risiko von Zahlungsausfällen trägt.
2. Bonitätsprüfung: Solide Grundlage für sichere Geschäfte
Um das Ausfallrisiko einzuschätzen, führt der Factor in der Regel Bonitätsprüfungen der Kunden (Debitoren) des Kunden durch. Der Kunde ist verpflichtet, alle erforderlichen Informationen über seine Kunden bereitzustellen, um eine angemessene Bonitätsprüfung zu ermöglichen. Dadurch schaffen beide Parteien eine solide Grundlage für sichere und erfolgreiche Geschäfte.
Die Bonitätsprüfung bei meinen Geschäftspartnern ist äußerst einfach und zeitsparend. Alles, was benötigt wird, ist der Name der Firma oder der Privatperson sowie deren Adresse. Innerhalb kürzester Zeit, meist zwischen 30 und 60 Sekunden, ist der Prozess abgeschlossen!
3. Offene Kommunikation: Informationsaustausch für Transparenz
Offene Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg. Beide Parteien haben die Pflicht, sich gegenseitig über Änderungen oder relevante Umstände zu informieren, die Auswirkungen auf den Factoringvertrag haben könnten. Dies umfasst beispielsweise die Meldung von Adressänderungen, Firmenumbenennungen oder Bankverbindungswechseln.
4. Vertraulichkeit: Schutz sensibler Informationen
Vertraulichkeit ist von hoher Bedeutung im Factoringvertrag. Beide Parteien sind dazu verpflichtet, vertrauliche Informationen, die im Rahmen der Zusammenarbeit ausgetauscht werden, streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich für den vereinbarten Zweck zu verwenden. Damit schützen sie sensible Daten und stärken das Vertrauen zwischen Factor und Kunden.
5. Streitbeilegung: Lösungsorientierte Vorgehensweise
Zur Konfliktbewältigung können im Factoringvertrag Bestimmungen zur Streitbeilegung aufgenommen werden, zum Beispiel durch Schlichtungsverfahren oder die Zuständigkeit eines bestimmten Gerichts. Eine lösungsorientierte Vorgehensweise in Konfliktsituationen trägt zur Aufrechterhaltung einer positiven Geschäftsbeziehung bei.
4. Bestandteil im Factoring-Vertrag
Factoring Laufzeit und Kündigungsfrist
Die Factoring Laufzeit und Kündigungsfrist spielen eine entscheidende Rolle in einem Factoring Vertrag. Die Factoring Laufzeit kann variabel sein, typischerweise werden 12, 24 oder 36 Monatsverträge vereinbart. Es ist wichtig, eine angemessene Factoring Laufzeit zu wählen, die den Finanzierungsbedarf des Unternehmens abdeckt und ausreichend Flexibilität für mögliche Veränderungen bietet.
Gleichzeitig sollte die Kündigungsfrist berücksichtigt werden, um etwaige Einschränkungen oder Kosten bei einer vorzeitigen Beendigung zu vermeiden. Üblicherweise gibt es eine Probezeit von 3 bis 6 Monaten und eine allgemeine Kündigungsfrist von 3 Monaten.
Factoring-Vertrag Erklärung – In vier Schritten zum Vertragsabschluss
Factoring bietet eine effiziente Möglichkeit, Liquidität zu erhalten und das Forderungsmanagement auszulagern. In sechs einfachen Schritten kann der Factoringvertrag abgeschlossen werden:
1. Anfrage und Angebot:
Zu Beginn reichst du eine Anfrage beim Factor ein, der deine Bonität überprüft und ein ansprechendes Angebot mit den Bedingungen und Kosten des Factoringvertrags unterbreitet. Dabei steht er dir selbstverständlich auch für ausführliche Beratung zur Verfügung.
2. Vertragsverhandlung:
In dieser Phase verhandeln beide Parteien die Vertragsbedingungen, wie den Leistungsumfang, den Ankaufspreis und die Factoring Laufzeit.
3. Unterlagen zur Prüfung
Je nach gewählten Factoring-Anbieter und der Art des Factoring können möglicherweise Unterlagen erforderlich sein, die dann zur abschließenden Prüfung beim Factor eingereicht werden.
Welche Unterlagen hierbei relevant sein können, zeige ich dir weiter unten in diesem Artikel.
4. Vertragsabschluss:
Nachdem sämtliche Konditionen abgestimmt sind und die Prüfung aller erforderlichen Unterlagen positiv verlaufen ist, erfolgt die Unterzeichnung des Factoringvertrags.
Wichtige Tipps und Hinweise zum Factoring-Vertrag
Bei einem Factoring Vertrag gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten, um eine erfolgreiche und reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
1. Sorgfältige Vertragsprüfung:
Bevor du den Factoring Vertrag unterzeichnest, ist es entscheidend, dass du ihn gründlich prüfst. Stelle sicher, dass alle Vereinbarungen und Konditionen deinen spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Wenn du Unsicherheiten hast, zögere nicht, rechtlichen Rat einzuholen.
2. Klare Kommunikation:
Eine offene und transparente Kommunikation mit dem Factor ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Kläre alle Fragen im Voraus und sorge für klare Erwartungen, um etwaige Missverständnisse zu vermeiden.
3. Flexibilität bei Vertragsbedingungen:
Achte darauf, dass die Vertragsbedingungen flexibel genug sind, um sich an zukünftige Entwicklungen in deinem Unternehmen anzupassen.
4. Mindestgebühr und Einrichtungsgebühr:
Informiere dich über die Mindestgebühr, die unabhängig von der Forderungshöhe fällig wird, sowie über die Einrichtungsgebühr. Achte darauf, dass diese für dein Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll sind.
5. Bonitätsprüfung der Kunden:
Der Factor führt zwar Bonitätsprüfungen deiner Kunden durch, es ist aber empfehlenswert, dass du ebenfalls eine Einschätzung ihrer Bonität vornimmst, um potenzielle Risiken besser zu erkennen.
6. Vertraulichkeit und Datenschutz:
Da bei Factoring Verträgen sensible Unternehmensdaten ausgetauscht werden, ist es wichtig, dass du und der Factor angemessene Maßnahmen zum Schutz dieser Daten ergreifen.
Vorbereitung für einen reibungslosen Factoring-Vertrag: Benötigte Unterlagen im Überblick
Wenn du überlegst, in Zukunft Factoring zu nutzen, ist es wichtig zu wissen, welche Unterlagen ggf. für die Überprüfung eines Factoring-Vertrags benötigt werden.
Im Folgenden verschaffe ich dir einen knappen Überblick über die Dokumente, die je nach Größe deines Unternehmens und deiner Branche variieren können.
Momentan kooperiere ich mit drei unterschiedlichen Factoring-Partnern und beziehe mich daher auf meine derzeitigen Geschäftspartner. Es ist jedoch anzumerken, dass die Unterlagenliste bei anderen Anbietern unterschiedlich aussehen kann.
Die Anforderungen bis zu einem Jahresumsatz von 2,5 Mio. Euro
Wenn dein Jahresumsatz bis zu 2,5 Mio. Euro beträgt, benötigst du normalerweise keine zusätzlichen Unterlagen bei meinem ersten Anbieter. Es sei denn, du arbeitest im Bauhandwerk und hast Verträge nach VOB. In diesen speziellen Fällen benötigen wir eine detaillierte Darstellung eines aktuellen Geschäftsprojekts.
Die Anforderungen ab einem Jahresumsatz von 2,5 Mio. Euro
Überschreitet dein Jahresumsatz 2,5 Mio. Euro, so werden beim ersten Anbieter eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sowie die letzten beiden Jahresabschlüsse benötigt. Wenn die Jahresabschlüsse noch nicht vorliegen, ist eine BWA zum 31. Dezember eine akzeptable Alternative.
Die Anforderungen bis zu einem Jahresumsatz von 1,0 Mio. Euro
Bei meinem zweiten Anbieter werden bei einem Jahresumsatz von bis zu 1,0 Mio. Euro und einer guten CREFO-Auskunft (< 300) in der Regel keine weiteren Dokumente benötigt.
Allgemeine Anforderungen für andere Fälle
In allen anderen Szenarien werden die üblichen Bankunterlagen benötigt, wie zum Beispiel:
- Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung inklusive Salden- und Summenlisten (SuSa)
- Jahresabschlüsse der letzten beiden Jahre
- Alternativ eine BWA zum 31. Dezember inklusive SuSa
- Liste der offenen Forderungen der Debitoren inklusive SuSa
- Liste der offenen Verbindlichkeiten der Kreditoren inklusive SuSa
Falls du in Erwägung ziehst, einen Factoring-Vertrag (Wikipedia) abzuschließen, stehe ich dir gerne zur Verfügung, um dir bei der Zusammenstellung der benötigten Unterlagen zu helfen und den Weg zu einem reibungslosen Factoring-Vertrag zu ebnen.
